La idea de crear una agencia de empleo temporal puede ser estimulante y aterradora. Encontrar personas para cubrir las vacantes tiene el potencial de ser muy rentable cuando se toman las medidas adecuadas para garantizar el éxito. Para hacer esto, hay ciertos errores que desea evitar.
Es común que las empresas de nueva creación de personal hagan cosas que pueden hacer fracasar sus negocios. Igualmente común, es no hacer lo correcto para mantener las puertas abiertas.
Si bien el propósito principal de su agencia de personal es emparejar candidatos con vacantes de trabajo en varias empresas y cobrar una tarifa de facturación, su agencia también es un empleador. Como tal, tiene todos los deberes, responsabilidades y obligaciones de otros empleadores.
Hay muchas tareas legales y financieras que debe alinear antes de abrir sus puertas. Para empezar, necesita un conjunto de documentos formales conocidos como Artículos de Incorporación. Es importante que estos documentos muestren detalles pertinentes como:
Nunca se recomienda abrir una agencia de personal como DBA (estado no corporativo). Existen beneficios de ser propietario de una empresa como corporación que luego puede proteger sus activos personales en caso de que la empresa falle.
Además, todos los documentos que cree para hacer negocios deben tener el mismo nombre de agencia que aparece en los Artículos de Incorporación. Estos incluyen facturas, acuerdos de servicio maestro, certificado de seguro, EIN y hojas de tiempo. Esto será vital cuando busque financiamiento para su agencia de personal.
Ahora que tiene una idea de por dónde empezar, echemos un vistazo a algunas trampas que debe evitar.
1. Contratos de servicio ineficaces
El éxito no está escrito en la letra pequeña de sus contratos de servicio. Sin embargo, eso no significa que los contratos que tiene para su agencia de personal no puedan tener un impacto significativo en el resultado final.
Los contratos entre usted y los clientes pueden determinar el beneficio que obtiene su agencia. Un lenguaje impreciso o insuficiente puede funcionar en tu contra. Obtener un asesoramiento legal sólido de su abogado ayuda a garantizar contratos debidamente redactados.
Hacerlo es particularmente útil si necesita obtener fondos adicionales. Algunas instituciones crediticias pueden requerir información sobre el contrato como parte de su solicitud.
Lo mismo ocurre con la forma en que maneja las cuentas por cobrar. Puede haber casos en los que necesite buscar financiamiento por cobrar para cubrir una nueva campaña de mercadotecnia o nómina. Asegurarse de que su agencia de personal fluya desde el inicio del contrato hasta el pago es crucial para mantener las puertas abiertas.
Su Contrato siempre debe detallar los términos de los servicios, las pautas de facturación y las tarifas en un Anexo A, por ejemplo. Las tarifas se pueden actualizar en cualquier momento con el cliente firmando la nueva hoja del Anexo A en lugar de enviar 5 o 10 páginas del contrato para revisar. Siempre que tenga un ajuste de tarifas, es muy importante que su cliente lo reconozca por escrito para evitar futuras devoluciones de cargo.
Manténgase alejado de los contratos que tienen una cláusula de "Pague cuando se pague". Lo que esto significa es que su cliente no está obligado a pagar la factura hasta que reciba el pago de su cliente y luego agreguen de 10 a 30 días después de eso. Casi el 90% de las empresas de financiación de nómina y empresas de factoraje evitarán financiar este tipo de plazos de facturación. Una empresa que exige una cláusula de pago cuando se paga es porque no tiene un flujo de efectivo adecuado para pagar a los proveedores antes de cobrar. Aunque son términos de contrato estándar en algunas industrias, asegúrese de verificar primero el crédito de la empresa antes de colocar los temporales en el sitio y terminar con un ciclo de pago de 75 a 120 días.
2. Fondos insuficientes para hacer la nómina
Dirigir una agencia de personal significa que usted es responsable de hacer la nómina sin importar lo que suceda. Esto incluye tener fondos suficientes para mantener las nóminas de los empleados incluso cuando no recibe ingresos.
Seamos sinceros. Algunos clientes pagan constantemente a tiempo, mientras que otros permiten que pasen semanas o meses antes de pagar una factura. Sin embargo, aún debe pagar a los empleados, los servicios públicos y los proveedores.
Para mantenerse a flote durante estos tiempos, debe tener suficiente flujo de efectivo a mano. De lo contrario, es muy fácil quedarse atrás cuando los clientes tardan más en pagar.
Una forma de llenar el vacío es con fondos de nómina. Con esta opción, puede financiar facturas para cumplir con su deber de pagar a sus empleados a tiempo. Puede optimizar las operaciones de flujo de caja mientras espera a los deudores que paguen lentamente.
3. Riesgo de auditorías del IRS por la contratación de trabajadores con 1099
Mientras se ocupa de la financiación de la nómina, asegúrese de clasificar adecuadamente a los empleados y contratistas independientes. Pasar por alto esta importante distinción puede tenerlo sentado frente a un auditor del IRS.
Por lo general, clasificar a un gran número de trabajadores como empleados significa que está pagando más dinero en impuestos y seguros. Clasificar erróneamente a los empleados como subcontratistas 1099 cuando las agencias estatales y federales los definen como empleados puede costar mucho dinero.
A nivel estatal, la agencia de compensación para trabajadores o de desempleo puede examinar más de cerca sus registros cuando un trabajador solicita beneficios. Evite este costoso error colocando a los trabajadores en la categoría correcta.
4. Comenzar sin suficiente capital de trabajo
Debido a la naturaleza de la industria, podrían pasar meses antes de que su agencia de personal obtenga ganancias. Por esta razón, necesita mucho capital para funcionar como empresa.
Una empresa de personal infracapitalizada se alejará de las buenas oportunidades. ¿Qué otra opción hay cuando la posibilidad de crecimiento se ve obstaculizada por no tener suficiente dinero? Ahora es un buen momento para desarrollar una relación con una empresa de factoraje que financia agencias de personal.
Si bien cada agencia tiene diferentes necesidades de financiamiento, lo más probable es que necesite más que su estimación inicial. Nunca está de más tener un gran colchón para las oportunidades de éxito esperadas e inesperadas.
5. No tener suficiente dinero para cubrir los impuestos trimestrales
Otro gasto comercial obligatorio para el que debe prepararse es el pago de impuestos. No cometa el error financiero que cometen la mayoría de las agencias al no apartar dinero para pagar la factura de impuestos. Este es un gasto comercial que no debe sorprenderlo.
En cuestión de tiempo, es fácil quedarse atrás cuando no ha reservado dinero para pagar impuestos. Para prepararse para los impuestos 941, debe tener una fuente sustancial para mantenerse a la vanguardia.
Generalmente, tendrá un montón de formularios de impuestos para mantenerse al día, pero es importante saber qué hacer con cada uno. Un ejemplo de esto son los impuestos 941. También conocido como declaración de impuestos federales trimestrales, el formulario 941 es lo que su agencia usa para informar todos los impuestos FICA adeudados y pagados durante los tres meses anteriores. Utilizará este formulario para informar las retenciones federales de sus empleados. A algunas agencias de personal les resulta más práctico suscribirse a una empresa de servicios de nómina de renombre para hacer todos los impuestos sobre la nómina. Esto elimina al personal adicional con obligaciones de nómina y proporciona más precisión y reportes de nómina acreditados oportunos.
6. Reducir las tarifas para obtener negocios
Reducir sus tarifas para hacer negocios desde el principio puede ser una manera fácil de llamar la atención. Recuerde que para contratar más personal y hacer crecer su negocio, necesitará un buen margen de beneficio. Es muy difícil aumentar las tasas más adelante y debe comenzar su negocio con un margen bruto saludable.
7. Clasificación adecuada de empleados para el seguro de compensación laboral.
Asegúrese de que su seguro de compensación para trabajadores no ponga a todos en un grupo, siempre investigue los puestos y vea si ciertos puestos pagan menos que otros.
8. Sistema de facturación, fusión de imágenes y contabilidad
Utilice una versión actualizada en línea del software de personal temporario que ofrece facturación precisa a los clientes con una base de datos de tablas de tarifas, correos electrónicos con facturas combinadas con hojas de horas si es necesario, declaraciones de pérdidas y ganancias, calcula los totales de tiempo para los empleados y tiene la capacidad de proporcionar un cronograma de cuentas para someter a empresas de factoraje.
9. Busque industrias de nicho
Las industrias de nicho especializadas siempre generarán más márgenes de ganancia porque hay menos personas para llenar el vacío. Por ejemplo, si recurre a la industria petrolera y ofrece soldadores, los soldadores submarinos generan 10 veces más ingresos que los soldadores de tuberías. Tiene mayores márgenes y mayores ventas.
10. Mejore el éxito de su agencia de personal con opciones de financiación flexibles
Como agencia de personal recién formada y en crecimiento, es probable que cometa algunos errores. Hay un obstáculo para el aprendizaje en el mundo real, no importa qué tan bien planifique y se prepare.
Una gran ventaja de estar en las primeras etapas de un nuevo negocio es tener un plan de respaldo para que los errores que pueda cometer no cierren las puertas. Las opciones de financiamiento de 1st Commercial Credit están aquí para ayudarlo a planificar el futuro.
Ya sea que recién comience o se acerque al primer aniversario de su actividad, 1st Commercial Credit está aquí para ayudarlo con la expansión comercial u otras necesidades. Ofrecemos servicios de factoraje de facturas y financiamiento de nóminas que garantizan que su agencia de personal permanezca abierta para atender a los clientes con vacantes que cubrir. Ayudamos a las pequeñas y medianas empresas como la suya a prepararse para mantenerse en una posición de flujo de caja positivo a medida que su empresa crece en ventas a crédito. Llámenos hoy para obtener un presupuesto y una consulta gratuitos y sin compromiso.